איך מארגנים יום צילום תדמית לעובדים: צ׳קליסט למנהלת המשרד

ארגון יום צילום לעובדים מתחלק לשלושה שלבים: לפני, שבו קובעים חדר, שטח ולוח זמנים ומודיעים לעובדים מה ללבוש; היום עצמו, שבו כל עובד נכנס לדקות ספורות ומישהו מהחברה מלווה את הסבב; ואחרי, שבו בוחרים תמונות ומקבלים אותן ערוכות. מי שמכינה את שלושת השלבים האלה מראש מקבלת יום שעובר בלי לעצור את העבודה.

המאמר הזה פונה למי שמזמין בפועל: מנהלת משרד, אשת משאבי אנוש, איש שיווק. לא למצולמים עצמם. ההכנה האישית של כל עובד, בגדים, שינה, מה להביא, כתובה במדריך איך להתכונן ליום צילומי תדמית, ואפשר פשוט לשלוח אותו לעובדים. איך יום צילום מרוכז נראה מהצד שלי כתוב בצילום תדמית מרוכז לחברות. כאן רק הצד הארגוני.

לפני יום הצילום

חדר ושטח

צריך חלל פנוי בגודל חדר ישיבות סטנדרטי, בערך 3 על 3 מטר. חדר ישיבות הוא הפתרון הנפוץ: יש דלת, יש שקט, ואפשר לחסום אותו ביומן לכל היום. פינה שקטה בחלל פתוח מתאימה גם היא, בתנאי שאפשר למנוע תנועה מאחורי המצלמה.

מה לא צריך: חלון, קיר מסוים או תאורה מיוחדת. הרקע והתאורה מגיעים עם הסטודיו הנייד, והחדר יכול להיות הכי רגיל שיש. שקע חשמל אחד בקרבת מקום מספיק.

לוח זמנים

הקצב הוא כעשרה מצולמים בשעה וחצי. מכאן בונים: צוות של 20 מסיים לפני הפסקת הצהריים, 40 עד 45 אנשים ממלאים יום שלם. ההקמה אורכת 20 עד 30 דקות ומתחילה לפני העובד הראשון.

הדרך הפשוטה: רשימה של כל המצולמים עם שעה לכל אחד, במרווחים קצרים, מסודרת לפי מחלקות כדי שלא כל מחלקה תיעלם בבת אחת. מי שעסוק בבוקר מקבל שעה אחר הצהריים. מנהלים בכירים שזמנם צפוף נכנסים כשנוח להם, בלי תור. רצוי להשאיר כמה חלונות ריקים לפני הסוף, לאיחורים ולשינויים.

הודעה לעובדים

ההודעה יוצאת כשבועיים לפני, כדי שיספיקו לבחור בגדים ולסדר תספורת. מה היא כוללת:

• התאריך, החדר והשעה האישית של כל אחד.
• כמה זמן זה לוקח: דקות ספורות מול המצלמה.
• מה ללבוש: בגדים בצבע אחיד ומוצק, בלי הדפסים גדולים, פסים דקים או לוגואים. רמת הרשמיות לפי מה שסוכם בשיחת האפיון, כדי שכולם יהיו באותו קו.
• מה להביא: אפשר בגד חלופי אחד. לא צריך איפור מיוחד.
• קישור למדריך ההכנה האישי.

הודעה אחת ברורה חוסכת עשרות שאלות ביום עצמו, ובעיקר מונעת את המצב שבו חצי מהצוות הגיע בחולצת טי וחצי בחליפה.

שיחת אפיון

לפני היום יש שיחה קצרה ביני לבין מי שמארגן: למה התמונות מיועדות, איזה רקע מתאים למיתוג, אפור, שחור, בהיר או כהה, מה קוד הלבוש, ומה סדר היום. בסוף השיחה שנינו יודעים בדיוק איך היום ייראה.

ביום עצמו

ההקמה

אני מגיע 20 עד 30 דקות לפני העובד הראשון, מקים את הסטודיו בחדר שנקבע ומכייל את התאורה. מרגע שהתאורה מכוילת היא לא זזה כל היום, וזה מה שמבטיח שהתמונה של העובד הראשון והאחרון ייראו אותו דבר.

הסבב

כל עובד נכנס, מקבל הכוונה קצרה, תנוחה, זווית ראש, הבעה, ומצטלם. דקות ספורות, ואז חוזר לשולחן. אף אחד לא צריך לדעת להצטלם, וזה בדיוק מה שאני אומר למי שנכנס ואומר "אני לא יוצא טוב בתמונות".

מי מלווה

אדם אחד מהחברה מלווה את היום, ולא כתפקיד מלא: הוא מזמין את הבא בתור כשהקודם יוצא, מחליף בין אנשים כשמישהו תקוע בפגישה, ומחליט מי נכנס לחלון שהתפנה. זה מה ששומר על הקצב ומונע תור בפרוזדור.

מה לא צריך לדאוג לו

לאור, לרקע, לאחידות, לאנשים שלא אוהבים להצטלם. כל זה אצלי.

אחרי יום הצילום

בחירת תמונות

כל חומר הגלם מיום הצילום נמסר בגלריה דיגיטלית. בוחרים את התמונה של כל עובד, ולרוב יש כמה מועמדות טובות לכל אחד. מי בוחר, העובד או החברה, נקבע מראש, ושני הדגמים עובדים.

עריכה ומסירה

התמונות הנבחרות עוברות עריכה וריטוש, ונמסרות בפורמטים דיגיטליים מוכנים לשימוש: לאתר, ללינקדאין, למצגות ולחתימת מייל. מומלץ לשמור בחברה עותק מסודר של הקבצים הגולמיים והערוכים, כדי שאפשר יהיה לחתוך מחדש לפורמט חדש של האתר בלי לצלם שוב.

מי שלא היה

עובד שנעדר, או מצטרף חדש, מקבל סשן השלמה שמשחזר את אותם תנאים: רקע, מיקום תאורה, מרחק וחיתוך. הפרמטרים של כל יום צילום נשמרים לשם כך, והתמונה החדשה נכנסת לדף הצוות בלי שניכר שצולמה במועד אחר. חברות גדולות צוברות שניים-שלושה מצטרפים לסשן השלמה אחד.

חמש טעויות שחוזרות, ואיך נמנעים מהן

אין שעות אישיות. "תבואו מתי שנוח" מייצר תור של עשרה אנשים בעשר בבוקר וחדר ריק בשתיים. רשימה עם שעה לכל אחד פותרת את זה.

ההודעה על הלבוש לא יצאה. חצי מהצוות בחולצת טי וחצי בחליפה, ודף הצוות נראה כשתי חברות. משפט אחד על קוד הלבוש בהודעה מונע את זה.

החדר לא נחסם. באמצע הסבב מישהו צריך את חדר הישיבות לפגישה, והסטודיו צריך לזוז. חסימה ביומן לכל היום, כולל חצי שעה לפני וחצי שעה אחרי.

למנהלים אין שעה. הבכירים "ייכנסו כשיתפנו", ואז לא מתפנים. דווקא להם צריך חלון קבוע, קצר, בשעה שהם בוחרים.

אין מלווה. בלי מישהו שמזמין את הבא בתור, כל מעבר בין מצולמים לוקח דקות של המתנה, ובסוף היום חסרים ארבעה אנשים.

חמש השאלות של שיחת האפיון

כדי שהשיחה איתי תהיה קצרה, כדאי להגיע עם תשובות לחמש שאלות: לאן התמונות מיועדות, אתר, לינקדאין או שניהם; איזה רקע מתאים למיתוג, אפור, כהה או בהיר; מה קוד הלבוש, פורמלי או פתוח; כמה אנשים מצטלמים, כולל ספק; ומי המלווה ביום עצמו. מי שעונה על חמשתן, האפיון נגמר בחמש דקות.

כמה זה עולה

המחיר הוא לאדם ולא ליום: 690 ₪ מחמישה מצולמים ומעלה, ויורד בהדרגה עד 400 ₪ לאדם מ-50 מצולמים ומעלה, כולל מע״מ. הפירוט המלא, מה כלול ומה משפיע, במדריך כמה עולה יום צילום תדמית לחברה, והמחירון הרשמי בעמוד השירותים.

הצ׳קליסט בשורה אחת לכל סעיף

• חדר בגודל 3 על 3 מטר, חסום ביומן לכל היום.
• רשימת מצולמים עם שעה לכל אחד, לפי מחלקות, עם חלונות רזרבה.
• הודעה לעובדים שבועיים לפני: תאריך, שעה, לבוש, קישור למדריך ההכנה.
• שיחת אפיון: שימוש, רקע, קוד לבוש, סדר יום.
• מלווה אחד ביום עצמו.
• אחרי: בחירה, עריכה, מסירה, גיבוי של הקבצים, סשן השלמה לנעדרים.

לתיאום יום צילום לעובדים: וואטסאפ 054-2000-300.